Juridische verankering voor digitale kasregisters en -tickets

Met ingang van 1 januari 2023 voert de wetgever in het KB 1 enkele wijzigingen door met betrekking tot de digitalisering van kastickets, het dagontvangstenboek en de boeken die  deel uitmaken van de boekhouding.

De administratieve toleranties om kastickets elektronisch uit te reiken, worden juridisch verankerd. De hotel-, carwash- en restaurant- en cateringsector zal hier geen gebruik van kunnen maken (risicosector, digitale ontvangstgegevens van de klant zijn vaak niet gekend, …). Zij moeten naargelang het geval een bij een erkende drukker verkregen btw-bonnetje, een GKS-ticket in papieren vorm of een factuur uitreiken.

Daarnaast wordt het gebruik van bepaalde kasregisters gelijkgesteld met het digitaal bijhouden van een dagboek van ontvangsten. De kastickets zullen de verantwoordingsstukken vormen voor de inschrijvingen in de boekhouding.

Tot slot wordt ook de administratieve tolerantie dat er bij het gebruik van een geregistreerd kassasysteem geen dagboek van ontvangsten moet worden gehouden (circulaire 2017/C/70 dd. 06.11.2017), in de wetgeving ingeschreven.

Elektronische registers

Btw-plichtigen die voor hun verkopen niet verplicht zijn om een factuur uit te reiken, en dit ook niet vrijwillig doen, moeten deze ontvangsten inschrijven in een afzonderlijk dagboek van ontvangsten (artikel 14, § 2, 3° KB nr. 1). De btw-plichtige kan kiezen of hij dit dagontvangstenboek op papier of digitaal houdt, en in dat laatste geval is hij ook vrij het formaat ervan zelf te kiezen. Begin 2020 (vanaf 27.01.2020) stapte de fiscus af van specifieke voorschriften voor het digitaal dagboek van ontvangsten en liet de btw-plichtige alle vrijheid, op voorwaarde dat die de integriteit en de leesbaarheid ervan kan garanderen. Hoe de btw-plichtige aan deze voorwaarde voldoet, is geheel zijn eigen keuze, zolang hij op vraag van de controleur maar kan aantonen dat eraan voldaan is.

In zijn beslissing nr. 103.018 van 2 juni 2003 (en 27 juni 2006) staat de fiscus toe dat btw-plichtigen die gebruik maken van een kassaregister niet meer verplicht zijn om een dagboek van ontvangsten bij te houden. Onder meer de volgende voorwaarden moeten dan wel nageleefd worden:

• onmiddellijk uitreiken van kasticket aan klant (kan ook digitaal onder bepaalde voorwaarden);
• de op het kasticket vermelde gegevens worden digitaal bewaard;
• de onveranderlijkheid moet gegarandeerd worden door onder meer een verzegelingalgoritme toe te passen op het record met de totaalgegevens van het kasticket;
• er wordt een financieel rapport gegenereerd (Z-totaal met een minimum aan te vermelden gegevens) op het einde van elke dagelijkse openingsperiode;
• voormeld rapport wordt digitaal bewaard.

Btw-plichtigen die gehouden zijn een rekening of ontvangstbewijs (btw-bonnetje) uit te reiken, kunnen onder gelijkaardige voorwaarden dat controledocument vervangen door een bon van een kasregisters en het uitsluitend op digitale wijze bewaren van de gegevens van de verrichte handelingen (beslissing 103.592 dd. 02.06.2003). Sedert de invoering van het geregistreerd kassasysteem kan deze tolerantie enkel nog toegepast worden voor het verschaffen van gemeubeld logies en het wassen van voertuigen. Voor het verschaffen van spijzen voor verbruik ter plaatse, en de daarbij geserveerde dranken, moet ofwel een GKS worden gebruikt met afgifte van een papieren GKS-ticket, ofwel een btw-bonnetje op papier worden uitgereikt (tenzij in het geval van ontheffing op de verplichting tot uitreiking van een btw-bonnetje, bijvoorbeeld voor degenen die het eten dat ze aan de eindconsument verstrekken volledig uitbesteden aan onderaannemers die zelf een GKS-ticket moeten uitreiken).

Omdat deze beide toleranties enkel bestaan op basis van administratie beslissingen, voert de wetgever in het artikel 14, § 2, 3° KB nr. 1 enkele bepalingen in die de regels vastleggen waaronder het gebruik van een kasregister gelijkgesteld wordt met een dagboek van ontvangsten. De btw-plichtige moet systematische een kasticket aan de klant afleveren en het elektronisch kasregister moet op het einde van elke dagelijkse openingsperiode van elke verkoopinrichting een of meerdere financiële rapporten genereren.

De gegevens die in het elektronisch register geregistreerd moeten worden, zijn:

• het totale bedrag van de dagontvangsten, van dag tot dag, uitgesplitst per tarief (tenzij bij toelating om de uitsplitsing per tarief te doen aan de hand van aangepaste methodes);
• afzonderlijke inschrijvingen voor verkopen van meer dan 250 euro (tenzij een verantwoordingsstuk is opgesteld)
• op het einde van elke aangifteperiode, per tarief, het totaalbedrag van de maatstaf van heffing en van de overeenkomstige btw met betrekking tot de periode;
• voor elke kasticket:
  
  • de datum van uitgave;
  • het volgnummer (minimum 4 en maximum 8 posities) genomen in een ononderbroken volgorde van nummers;
  • de identificatie van de kassa (en van de vestiging als er meerdere zijn);
  • de referentie van het artikel, het aantal stuks per artikel en het totaalbedrag voor dit aantal stuks, rekening houdend met de geafficheerde prijs (inclusief btw);
  • de kortingen en de terugbetalingen;
  • het verschuldigde totaalbedrag, inclusief btw, door de klant of, bij een terugbetaling, het saldo dat aan de klant moet worden betaald;
  • de laatste acht tekens van de digitale handtekening van de registratie gegenereerd door het beveiligingssysteem.

Het door het kasregister dagelijks gegenereerde financieel rapport moet de volgende gegevens bevatten:

• de identificatie van de betrokken kassa(‘s) (en de identificatie van de verkoopinrichting als er verschillende zijn);
• het precieze tijdstip (datum, uur, minuut) waarop het rapport wordt gegenereerd;
• het volgnummer van het rapport, genomen uit een ononderbroken reeks;
• de periode waarop het rapport betrekking heeft;
• de som van de totaalbedragen voor het aantal stuks per artikel (rekening houdend met de geafficheerde prijs inclusief btw);
• het totaalbedrag van de kortingen en teruggegeven bedragen;
• het totaalbedrag van de netto-omzet, btw inclusief;
• een verdeling van het totaalbedrag van de netto-omzet, btw inclusief, per afzonderlijk btw-tarief (tenzij bij toelating om de uitsplitsing per tarief te doen aan de hand van aangepaste methodes);
• de laatste acht karakters van de digitale handtekening van de registratie van de laatste uitgevoerde handeling waarop het rapport betrekking heeft.

Wat het af te leveren kasticket betreft, dit mag zowel op papier als in digitale vorm. Tenzij het gaat om handelingen waarvoor de btw-plichtigen een btw-bonnetje of GKS-ticket moeten uitreiken (hotel-, carwash- en restaurant- en cateringsector). Zij blijven verplicht hun kastickets op papieren vorm uit te reiken.

De kasregisters moeten op de bedrijfszetel elektronisch toegankelijk zijn. De erin geregistreerde kastickets vormen de verantwoordingsstukken voor de inschrijvingen met betrekking tot de boekhouding, zoals voorzien in artikel 15, § 2 KB 1.

Geregistreerd kassasysteem

Btw-plichtigen moeten voor hun horecaprestaties een GKS-ticket uitreiken als hun jaaromzet (excl. btw) uit restaurant- en cateringdiensten, met uitsluiting van het verschaffen van dranken, meer bedraagt dan € 25.000. In zijn circulaire 2017/C/70 dd. 06.11.2017 stelt de fiscus dat de btw-plichtige die gebruik maakt van een geregistreerd kassasysteem en voldoet aan alle daaromtrent opgelegde reglementering, ontheven is van de verplichting tot het houden van een dagboek van ontvangsten per bedrijfszetel zoals bedoeld in artikel 14, § 2, 3°, 1^ste lid, KB 1.

Die tolerantie wordt nu ook in de wetgeving opgenomen. In artikel 21bis, § 1 KB 1 voegt de wetgever een lid in dat het gebruik van een geregistreerd kassasysteem voor de digitale registratie van alle  handelingen die verband houden met het verstrekken van maaltijden en dranken, al dan niet verschaft bij de maaltijd, met inbegrip van alle verkopen van spijzen en dranken, wordt gelijkgesteld met het digitaal gehouden dagboek van ontvangsten, op voorwaarde dat de btw-plichtige systematische het kasticket aan de klant verstrekt. Zoals hiervoor reeds gesteld, moeten deze GKS-tickets steeds in papieren vorm uitgereikt worden.

De minister bevestigde reeds dat btw-plichtigen die vrijwillig een GKS gebruiken, zelfs als ze niet in de horecasector actief zijn, evenmin verplicht zijn een afzonderlijk dagboek van ontvangsten te houden (vraag 491 dd. 09.06.2021). Deze tolerantie is echter niet mee opgenomen in de huidige wetswijziging.

KB dd. 13.12.2022, B.S. 20 december 2022