Dankzij het structureren van de factuur kunnen inkomende en uitgaande facturen volledig automatisch ingelezen worden zonder verwarring. Dit elimineert invoerfouten en zorgt ervoor dat facturen direct en foutloos worden ingelezen. Indien facturen niet rechtstreeks in het boekhoudpakket worden ontvangen of opgemaakt, is het belangrijk om alle systemen de facturen tijdig en gestructureerd te laten doorsturen.

➡️ Foutieve facturen zorgen voor frustratie en vertraging, zowel bij jouw klanten als in je eigen administratie. Correcties en herfacturaties kunnen veel tijd in beslag nemen. Hoewel facturatie softwares intuitief trachten te zijn en helpen bij het opstellen van juiste facturen is dat niet altijd zo eenvoudig voor een gebruiker. Zie ook ‘Voorbeelden van veelvoorkomende fouten’ hieronder. Het goed ondersteunen van klanten om facturen juist op te stellen, kan heel wat tijd besparen.

➡️ Daarnaast kan er veel tijd gewonnen worden bij het verder automatiseren van het inboeken van facturen. Het toewijzen van de juiste grootboekrekening bijvoorbeeld op basis van het polisnummer en niet op basis van de beschrijving ‘verzekering …’. Die laatste omschrijving zou wel eens kunnen wijzigen. Het is stabieler om een regel te creëren o.b.v. unieke polisnummer. 1 keer instellen, jaren een correcte boeking. Het kunnen lezen van het originele bestand laat je toe na te gaan waar de unieke, stabiele gegevens vermeld staan.

De overstap naar e-facturatie heeft positieve neveneffecten die verder gaan dan puur efficiëntie. Klanten en leveranciers zien je als een moderne, professionele organisatie die inzet op digitale innovatie. Daarnaast zorgt automatische verwerking ervoor dat je financiële data real-time beschikbaar is, waardoor je sneller en accurater rapporten opstelt met het comfort dat de boeking ook juist is. Onderlegd zijn in e-facturatie is tevens bij audits en wettelijke rapportages interessant. Bij discussies is het onontbeerlijk het originele document te kunnen lezen en interpreteren.

Hoewel software ontwikkeld wordt met het oog op goed gebruik, is dat niet altijd vanzelfsprekend. Gebruikers kunnen onbedoeld foutieve keuzes maken.

We stemmen onze service graag af op uw behoeften. Laat ons weten welke softwarepakketten u graag behandeld ziet in onze handleidingen via de link hieronder. Zo kunnen wij de juiste leveranciers betrekken bij het project.